Skip to content

Tips og tricks

Excel for kommunikatører

Excel er sådan noget med tal – hvorfor skal vi interessere os for det som kommunikationsfolk? Det er der faktisk mange gode grunde til, og én af de bedste er, at det ud over de mange funktioner til at arbejde med tal også er godt til systematik i bred forstand. Det kan således også sætte tekst, datoer og andre datatyper i system – og det har overraskende stærke funktioner til at lave grafik med eller uden afsæt i tal. Læs med og bliv lidt klogere på, hvad Excel kan for dig som kommunikatør.

Tips og tricks, til når du arbejder i Excel

Først og fremmest er der visse genveje, der bare gør livet i et stort Excel-ark en hel del nemmere. Her er et par af dem, der kan spare dig for mange frustrationer over at skulle rulle frem og tilbage i et stort datasæt:

Frys en række/kolonne: Dette er smart, hvis du arbejder med store datamængder og eksempelvis gerne hele tiden vil kunne se kategorierne for hver kolonne, mens du bladrer i dine data. Det gøres under “Vis” → “Vinduer” → “Frys ruder”, og du kan tilpasse, præcis hvilke kolonner/rækker der fryses.
Ctrl + pil op/ned = spring til top/bund af dit datasæt.
Ctrl + pil venstre/højre = spring til venstre/højre af dit datasæt .
Ctrl + shift + pil = markerer alle data i den pågældende række/kolonne, alt efter hvilken pil du trykker.
Ctrl + y = gentager den seneste handling (virker også i Word og PowerPoint).

 

Excel kan finde forunderlige data fra store datasæt

Hvis du arbejder med marketing, er du helt sikkert klar over, at der er meget viden at hente i tal. Excel kan forholdsvis nemt vise dig data, der skiller sig ud. Hvis der eksempelvis er et opslag, der har performet exceptionelt dårligt eller overraskende godt, kan du nemt identificere det ved hjælp af Excels “Betingede formatering”-funktion, som findes under “Hjem”, hvor du blandt andet kan farvekode dine data efter værdi eller opstille simple datalinjer på mange forskellige præmisser.

Udover smarte funktioner til at formatere tal kan Excel også bearbejde tekst. Det kan være brugbart, hvis du har brug for at lokalisere de opslag, hvor I har brugt et bestemt call to action, for at se, hvordan de har performet.

 

Sortering og filtrering af større datamængder

Nu kommer det, som mange af os er ræd for: store mængder af tal. Hvordan sorterer jeg i det, så jeg kun får det, jeg skal bruge? Det kan være tilmeldingsoversigt til julefrokosten, medlemslisten i en forening eller måske en oversigt over artikler på jeres hjemmeside. Excel er formidabelt til at skabe overblik over store mængder af data.

Hvis du ønsker at sortere et datasæt, er det rimeligt ligetil: øverst i højre hjørne findes knappen “Sortér og filtrér”, hvor du hurtigt kan sortere alfabetisk eller efter værdi. Filtrering foregår efter samme opskrift og er nyttigt, hvis du udelukkende ønsker at få vist et helt bestemt udpluk af dine data. Måske skal du have overblikket over, hvor mange der har meddelt, at de spiser vegetarisk til julefrokosten, hvor mange der har betalt deres medlemskontingent i år, eller måske er du interesseret i, hvor mange af jeres artikler har fået mere end 1000 visninger.

 

Giv dine data liv med SmartArt og grafer

Excel kan mere end blot at organisere dine data; det kan også visualisere dem. Der er nærmest ingen begrænsninger for, med hvilke former og farver Excel kan visualisere dine data. Det kan være brugbart, til når I skal måle på engagement som følge af en konkret kampagne, eller når I skal skabe overblik over, hvor mange penge der er tilbage i markedsføringsbudgettet.

Derudover har Excel en SmartArt-funktion, som findes under fanen “Indsæt” → “Illustrationer” → “SmartArt”. Med den kan du give liv til informationer, der kan være svære at forklare fyldestgørende i skrift eller tale. Uanset om du har behov for at illustrere organisationsstrukturen på en overskuelig måde til din praktikrapport, eller om du er i gang med en argumentationsanalyse med Toulmin-modellen og har brug for et visuelt overblik, så kan det betale sig at lære programmets funktion at kende.

 

Hvis du har lyst til at lære endnu mere om Excel, og hvordan man kan tilgå konkrete (kommunikationsrelaterede) opgaver med programmet, så tilbyder KS gratis webinarer i Excel og mange andre emner. Læs mere og tilmeld dig her.

Studerer retorik på Københavns Universitet.

Back To Top
Search